Hướng dẫn cách đóng gói hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng

Hướng dẫn các nhân viên văn phòng cách đóng gói tài liệu hồ sơ khi chuyển văn phòng nhanh chóng, đơn giản, không mất nhiều thời gian, không lo thất lạc giấy tờ.

Sau khi đã hoàn thành việc phân loại, sắp xếp các loại tài liệu, hồ sơ thì bạn cần đóng gói các loại giấy tờ này để việc chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và suôn sẻ hơn. Việc đóng gói hồ sơ tài liệu cần tuân thủ một số quy tắc vì đây hầu hết đều là những giấy tờ quan trọng và có nguy cơ bị hỏng nếu vô tình để dính nước hoặc do một yếu tố phát sinh nào đó khó lường trước.

1. Lựa chọn thùng đựng tài liệu, hồ sơ

Theo lời khuyên của các chuyên gia chuyển văn phòng Kiến Vàng giàu kinh nghiệm, bạn nên lưu ý trong việc lựa chọn chất liệu thùng đựng giấy tờ, tài liệu. Nhiều người cho rằng có thể sử dụng thùng giấy các tông để đựng giấy tờ như các đồ vật bình thường nhưng thực tế, các loại thùng giấy này nếu bị dính nước mưa, hoặc bị rơi trong quá trình vận chuyển sẽ làm hỏng các giấy tờ, tài liệu bên trong.

Hướng dẫn cách đóng gói hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng

Chính vì vậy, thay vì lựa chọn các thùng carton, bạn nên sử dụng thùng chuyên dụng để đựng tài liệu, hồ sơ làm bằng các chất liệu như nhựa, nhôm, sắt… có thiết kế phù hợp với số lượng, trọng lượng giấy tờ, tài liệu bạn cần đựng. Các thùng đựng này sẽ đem lại hiệu quả bảo quản cao nhất và dễ dàng vận chuyển đến địa chỉ công ty mới của bạn.

2. Đóng bọc các tài liệu, giấy tờ, sổ sách

Trong trường hợp bạn không muốn phát sinh thêm chi phí mua thùng chuyên dụng, hoặc không tìm mua được các sản phẩm này thì bạn có thể sử dụng thùng giấy carton nhưng hãy nhớ đóng bọc các tài liệu, giấy tờ, sổ sách cẩn thận trước khi cho vào thùng. Đây là lời khuyên của các nhân viên Công ty Chuyển nhà Kiến Vàng giàu kinh nghiệm dành cho bạn.

Bạn có thể sử dụng màng co hoặc túi ni long để bọc bên ngoài tài liệu, thắt chặt miệng túi hoặc cuộn chúng thật chặt lại rồi mới đặt tài liệu, hồ sơ vào trong thùng. Các màng co, túi nilon bọc bên ngoài sẽ giúp bảo vệ các tài liệu, sổ sách… không bị dính nước nếu chẳng may có mưa hay bị dính nước…

3. Ghi chú, đánh dấu các thùng đựng tài liệu riêng biệt

Sau khi đã cho đủ các tài liệu vào thùng chứa, bạn cần tiến hành chú thích trên mỗi thùng tên tài liệu có bên trong, để khi đến văn phòng mới sắp xếp lại bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn, vất vả cũng như mất thời gian tìm kiếm tài liệu cần sử dụng.

Để đề phòng sai sót có thể xảy ra trong quá trình đóng gói sổ sách, giấy tờ, tài liệu, bạn nên lập danh sách số lượng thùng và tên của các tài liệu để sau khi chuyển đến văn phòng mới, bạn có thể kiểm soát lại các giấy tờ một cách tiện lợi hơn. Trong trường hợp xảy ra thiếu sót, bạn có thể yêu cầu nhân viên chuyển văn phòng kiểm tra lại một cách nhanh chóng, toàn diện.

1. Đồ đạc quá nhiều và không phải ai cũng có kiên nhẫn

Đóng gói đồ đạc, vật dụng là một bước quan trọng để bạn có thể vận chuyển các đồ đạc của mình đến nhà mới một cách an toàn, không lo hỏng hóc, thất lạc. Tuy nhiên, với những gia đình đông người, với số lượng đồ đạc quá lớn thì việc sắp xếp, phân loại và đóng gói đồ đạc sẽ mất rất nhiều thời gian và không phải ai cũng đủ kiên nhẫn để thực hiện việc này.

Ngoài ra, với các đồ đạc, vật dụng gia đình có trọng lượng, kích thước lớn như tủ lạnh, ti vi, bàn ghế, giường… nếu không có nhiều kinh nghiệm trong việc tháo dời và đóng bọc cẩn thận thì bạn cũng sẽ mất rất nhiều thời gian cho bước đơn giản này.

Chuyển nhà là việc không hề đơn giản nếu bạn tự mình làm

2. Đường vận chuyển quá xa và không phải ai cũng có kinh nghiệm

Dù là bạn chuyển nhà hay chuyển văn phòng trọn gói Hà Nội, nếu không thuê các phương tiện chuyên chở đồ đạc mà lựa chọn cách tự chuyển đồ đến nơi ở mới thì rõ ràng, bạn sẽ phải đối mặt với việc đường sá đi lại khó khăn, thời gian không được đảm bảo dẫn đến việc trễ giờ nhập trạch, làm lễ vào nhà mới.

Chính vì vậy, thay vì tự mình vận chuyển các đồ đạc đến nhà mới, tốt nhất bạn nên thuê các dịch vụ chuyển đồ để đảm bảo bạn có thể đến nhà mới đúng giờ tốt đã xem từ trước, cũng như giúp cho việc chuyển nhà thuận lợi, nhanh chóng hơn.

3. Đồ đạc thất lạc, mất mát và không phải ai cũng có thể lường trước

Một vấn đề nữa khiến cho việc chuyển nhà của bạn không đơn giản như bạn nghĩ đó chính là việc đảm bảo an toàn, tránh thất lạc hỏng hóc cho đồ đạc của gia đình bạn khi chuyển từ nhà cũ sang nhà mới. Nếu không có sự kiểm soát kỹ lưỡng cũng như thuê được một dịch vụ chuyển đồ uy tín thì chắc chắn bạn sẽ phải đối mặt với việc đồ đạc bị mất mát, thất lạc hoặc hỏng hóc không đáng có.

Vậy làm thế nào để việc chuyển nhà của bạn trở nên dễ dàng hơn? Câu trả lời chính là hãy sử dụng dịch vụ chuyển nhà trọn gói cho Kiến Vàng cung cấp. Bạn chỉ cần nhấc máy, gọi theo số Hotline, nhân viên Kiến Vàng sẽ ngay lập tức tư vấn cho bạn quy trình chuyển nhà, cũng như bảng giá chuyển nhà cạnh tranh nhất giúp bạn chuyển nhà nhanh chóng thần tốc.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *