Khi lên kế hoạch chuyển sang văn phòng mới, ngoài việc thuê một đơn vị chuyển văn phòng trọn gói Hà Nội đảm bảo uy tín, chất lượng, có giá cả hợp phí, các công ty, văn phòng còn cần chú ý đến việc xử lý tài liệu, giấy tờ, sổ sách của công ty mình ra sao để đảm bảo an toàn, không làm thất thoát, mất mát giấy tờ sổ sách cũng như có thể sắp xếp, đóng gói giấy tờ một cách nhanh chóng nhất.
Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ huống dẫn bạn cách xử lý những tài liệu văn phòng, giấy tờ sổ sách… một cách nhanh chóng trong thời gian ngắn nhất, giúp các bạn có thêm thời gian thực hiện các công việc khác, không làm ảnh hưởng đến tiến độ, năng suất công việc của mình mà vẫn đảm bảo an toàn.
Lên kế hoạch sắp xếp, phân loại giấy tờ, tài liệu văn phòng
Việc đầu tiên mà bạn nên thực hiện trước khi sắp xếp phân loại tài liệu đó chính là lên kế hoạch về những công việc cần làm đối với những giấy tờ, sổ sách của công ty. Việc lên kế hoạch từ trước sẽ giúp bạn kiểm soát các công việc cần thực hiện một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn, tránh việc xảy ra các sai sót phát sinh trong quá trình chuyển dọn văn phòng.
Bạn cần lưu ý, trong quá trình lên kế hoạch xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ sổ sách văn phòng, bạn cũng nên suy xét đến vấn đề ai sẽ chịu trách nhiệm cho các công việc này, việc phân chia từng người đảm nhiệm từng công việc sẽ tốt hơn việc bạn ôm đồm tất cả mọi thứ về mình, vừa mệt mỏi, tốn công sức mà hiệu quả chưa chắc đã được như mong muốn.
Nên sắp xếp, phân loại xử lý tài liệu trước khi chuyển sang văn phòng mới
Giao công việc cụ thể cho từng nhân viên
Sau khi đã bàn bạc và đi tới thống nhất với các nhân viên về cách thức xử lý tài liệu, giấy tờ văn phòng, bạn cần tiến hành giao công việc cụ thể cho từng người. Mặc dù giao công việc cho từng người đảm nhiệm nhưng bạn cũng cần phải có sự thống nhất trong quá trình làm việc, tránh trường hợp mỗi người làm theo một kiểu, dễ gây thất lạc, mất mát giấy tờ, lại không hiệu quả.
Bạn nên thống nhất về cách đóng gói, sắp xếp tài liệu, cách đóng gói đồ đạc, ghi chú… làm sao để khi các nhân viên chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói Hà Nội đến vận chuyển các giấy tờ, sổ sách, tài liệu của công ty bạn có thể thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Lựa chọn và ghi chú cẩn thận lên từng thùng chứa tài liệu
Việc lựa chọn các thùng chứa tài liệu, giấy tờ sổ sách văn phòng khá quan trọng, vì nếu bạn lựa chọn các thùng hộp carton quá cũ, có thể làm rách thùng, ảnh hưởng đến chất lượng giấy tờ, sổ sách chứa trong đó, nhất là nếu di chuyển vào ngày mưa gió thì càng dễ phát sinh nhiều vấn đề khó lường khác.
Do đó, tốt nhất sau khi đóng bọc cẩn thận giấy tờ, sổ sách vào thùng chứa, bạn hãy sử dụng màng co nilon để bọc thật kỹ các thùng chứa đồ này lại. Nếu công ty bạn có các thùng nhựa hoặc thùng chứa giấy tờ chuyên dụng để tài liệu thì càng tốt, và rất nên tận dụng các thùng chứa này. Đừng quên có ghi chú bên ngoài thùng để các nhân viên vận chuyển có thể dễ dàng chuyển các thùng đồ này đến đúng nơi, đúng chỗ.
Chọn phương tiện phù hợp để vận chuyển tài liệu
Việc lựa chọn phương tiện để vận chuyển giấy tờ, sổ sách, tài liệu cũng rất quan trọng. Tốt nhất bạn nên thuê xe taxi tải có trọng tải phù hợp để chuyển đủ số lượng tài liệu, giấy tờ của công ty trong một lần, thay vì chuyển nhiều lần vừa tốn thời gian vừa tăng tỷ lệ thất lạc, mất mát đồ đạc không đáng có!
Bạn cũng nên cân nhắc thật kỹ việc sử dụng các phương tiện chuyển đồ như xe thương binh, xe ba gác… vì những loại xe này thường có thùng xe khá chật chội, lại không được che chắn đầy đủ nên khi trời mưa, thời tiết không thuận lợi rất dễ khiến các thùng tài liệu bị hư hỏng trong quá trình đi đường.
Trên đây là một số thông tin hướng dẫn cách xử lý tài liệu khi chuyển sang văn phòng mới mà công ty bạn có thể tham khảo và áp dụng để giải quyết các giấy tờ, sổ sách, tài liệu ở công ty được nhanh chóng, hiệu quả và an toàn nhất. Ngoài ra, bạn có thể thuê các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng tại Hà Nội để được hỗ trợ nhanh chóng nhất cũng như tiết kiệm thời gian, công sức và cả chi phí khi chuyển văn phòng.