Kiến Vàng mách bạn cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết
Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng : Khi đã chọn được địa chỉ văn phòng mới, bạn cần tiến hành các thủ tục hành chính như khai báo, đăng ký lại với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, làm lại con dấu…Thường bộ phận kế toán, hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm việc này.
Phân công nhiệm vụ rõ ràng: để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót. Trước tiên cần cử một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Sau đó người này sẽ dựa theo các mục cần làm được nêu dưới đây để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng nhóm hoặc từng cá nhân, đồng thời giám sát nhằm đảm bảo mọi việc được tiến hành đúng tiến độ.
Chọn ngày chuyển văn phòng: bạn nên ưu tiên chuyển văn phòng vào ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ, ngày lễ để hạn chế việc gián đoạn công việc. Ngoài ra, chuyển văn phòng theo từng phòng ban, chia thành nhiều đợt cũng là giải pháp thường thấy của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Thông báo về việc chuyển văn phòng: bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng trên website, fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc gửi tin nhắn,… để thông báo kế hoạch và ngày chuyển cho khách hàng, đối tác được biết. Khâu này bạn không nên lơ là nếu không muốn đánh mất những khách hàng quan trọng.
Điều chỉnh thông tin địa chỉ: bạn cần cập nhật ngay hoặc lựa chọn thời gian thay đổi phù hợp: Địa chỉ hiển thị trên website hoặc các bài viết, đặt sửa hoặc làm lại bảng hiệu, sửa thông tin trên các file mềm của văn bản – hợp đồng hiện có, chân chữ ký email, in lại card visit của các nhân viên,…
Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ: Ngừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng?. Ví dụ như mạng điện thoại, wifi, điện, nước, giao thư,…
Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn: danh sách càng chi tiết thì sẽ hạn chế được các nguy cơ thất lạc, mất mát hay bỏ sót. Các đồ văn phòng chung và có giá trị lớn nên do người quản lý lập danh sách. Người này cũng sẽ tổng hợp lại danh sách đồ đạc chuyển đi cuối cùng, trình lãnh đạo xem xét các đồ đạc nào cần thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển. Việc này nên giao cho từng phòng ban tự liệt kê.
Thanh lý đồ cũ: nhiều doanh nghiệp còn quyết định bán các đồ nội thất, thiết bị lâu năm (dù còn dùng tốt) để mua mới hoàn toàn. Điều này vừa giúp tiết kiệm chi phí chuyển dọn, đỡ mất công sức và thời gian, đồng thời thay đổi diện mạo, tạo sức sống mới của cơ quan tại nơi vừa chuyển tới.
Lên sơ đồ thiết kế, lắp đặt tại văn phòng mới: Ví dụ phòng tổng đài/kinh doanh thường ồn ào nên chọn ở nơi tách biệt so với phòng Kế toán, IT,…Sơ đồ cũng cần thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để tủ, bàn ghế, máy móc để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác ngay từ đầu, không phải mất thời gian chuyển dời nhiều lần.
Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển dọn uy tín: chuyển văn phòng là một công trình lớn, quan trọng, vì thế bạn cần tìm kiếm đơn vị chuyển dọn có thương hiệu, kinh nghiệm lâu năm cùng với quy trình, chính sách chuyên nghiệp. Đối với công trình chuyển văn phòng càng lớn thì càng kỹ lưỡng, cần được khảo sát báo giá, thậm chí đấu thầu.
Tham khảo thêm: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói các quận nội thành Hà Nội
Khi đã chọn được công ty ưng ý, hai bên tiến hành thảo luận và đưa ra phương án di chuyển trụ sở tối ưu, lên danh sách cụ thể các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.
Chuyển văn phòng là một công việc quan trọng, chọn được ngày đẹp và làm đúng nghi thức sẽ góp phần mang đến phong thủy tốt cho việc làm ăn của Doanh nghiệp bạn. Dịch vụ chuyển nhà trọn gói Kiến Vàng rất hân hạnh được trở thành cầu nối giúp bạn chọn ra được ngày tốt chuyển nhà. Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyển nhà trọn gói 24/7 giá rẻ, sẵn sàng hỗ trợ bất cứ lúc nào bạn cần!
Dịch vụ chuyển nhà trọn gói Kiến Vàng: 0916 52 53 54- 0975 313 236
