Một trong những vấn đề khiến không ít người đau đầu
khi chuyển văn phòng đó chính là làm thế nào để có thể quản lý được số hồ sơ, tài liệu, giấy tờ “khổng lồ” của văn phòng mình. Thực tế có không ít trường hợp hồ sơ, tài liệu đã bị thất lạc, mất mát khi công ty chuyển từ vị trí văn phòng cũ sang văn phòng mới gây thiệt hại số tiền rất lớn cũng như làm ảnh hưởng đến rất nhiều người, nhiều bộ phận liên quan.
Chính vì lý do này mà ngay cả khi đã thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Kiến Vàng, bạn cũng cần lưu ý đến việc phân loại hồ sơ tài liệu, sắp xếp và bảo quản chúng như thế nào khi chuyển đến văn phòng mới, để hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hồ sơ không đáng có.
Nhằm giúp các nhân viên văn phòng có thể chủ động trong việc kiểm soát số lượng hồ sơ tài liệu cần vận chuyển đến văn phòng mới, cũng như tránh việc làm mất mát hồ sơ, tài liệu quan trọng, trong bài viết dưới đây, Kiến Vàng sẽ chia sẻ với các bạn một số lưu ý khi phân loại hồ sơ cần chú ý. Mời các bạn theo dõi!
Phân loại đồ đạc văn phòng nói chung và hồ sơ
, giấy tờ, tài liệu nói riêng là một việc vô cùng quan trọng. Số lượng hồ sơ, tài liệu của công ty nào, dù là mới thành lập hay đã hoạt động nhiều năm thì cũng đều rất lớn, do đó, bạn không thể bỏ qua khâu phân loại hồ sơ, vì nếu làm vậy, bạn rất có thể rơi vào tình trạng hồ sợ bị thiếu, mất mát, hay phải tìm kiếm rất mất thời gian.
Ngoài ra, nếu không phân loại hồ sơ trước khi đóng gói thì khi chuyển đồ đạc đến văn phòng mới nếu phải sắp xếp lại ở trụ sở mới thì bạn sẽ phải đối mặt với một công việc vô cùng phức tạp và mệt mỏi, thậm chí làm phát sinh những nhầm lẫn tai hại.
Do đó, đừng đợi đến khi các nhân viên chuyển nhà trọn gói, chuyển văn phòng giá rẻ đến mới phân loại giấy tờ, sổ sách, tài liệu… mà bạn hãy dành thời gian cho việc này trước đó từ 5 ngày đến 1 tuần để phân chia từng loại giấy tờ sao cho thật chính xác và dễ dàng tìm kiếm khi bạn chuyển đến văn phòng mới.
Bạn nên kiểm tra lại số lượng tài liệu hiện có là bao nhiêu, và thống nhất cách phân chia, theo năm, theo lĩnh vực hoặc theo mức độ quan trọng, sử dụng nhiều hay ít. Nếu bạn có nhiều người phụ giúp phân loại thì nên phổ biến và thống nhất trong nhóm để tránh việc mỗi người sắp xếp một kiểu gây khó khăn khi tìm kiếm.
Bạn có thể sử dụng kẹp tài liệu chuyên dụng với nhiều màu sắc để phân biệt từng chồng hồ sơ, sổ sách, tài liệu của mình… hoặc bất cứ một hình thức ghi nhớ, đánh dấu nào khác đều được. Dù mất thêm chút thời gian nhưng nó lại giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần.
1. Lựa chọn thùng đựng tài liệu, hồ sơ
Theo lời khuyên của các chuyên gia chuyển văn phòng Kiến Vàng giàu kinh nghiệm, bạn nên lưu ý trong việc lựa chọn chất liệu thùng đựng giấy tờ, tài liệu. Nhiều người cho rằng có thể sử dụng thùng giấy các tông để đựng giấy tờ như các đồ vật bình thường nhưng thực tế, các loại thùng giấy này nếu bị dính nước mưa, hoặc bị rơi trong quá trình vận chuyển sẽ làm hỏng các giấy tờ, tài liệu bên trong.
Hướng dẫn cách đóng gói hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng
Chính vì vậy, thay vì lựa chọn các thùng carton, bạn nên sử dụng thùng chuyên dụng để đựng tài liệu, hồ sơ làm bằng các chất liệu như nhựa, nhôm, sắt… có thiết kế phù hợp với số lượng, trọng lượng giấy tờ, tài liệu bạn cần đựng. Các thùng đựng này sẽ đem lại hiệu quả bảo quản cao nhất và dễ dàng vận chuyển đến địa chỉ công ty mới của bạn.
2. Đóng bọc các tài liệu, giấy tờ, sổ sách
Trong trường hợp bạn không muốn phát sinh thêm chi phí mua thùng chuyên dụng, hoặc không tìm mua được các sản phẩm này thì bạn có thể sử dụng thùng giấy carton nhưng hãy nhớ đóng bọc các tài liệu, giấy tờ, sổ sách cẩn thận trước khi cho vào thùng. Đây là lời khuyên của các nhân viên Công ty Chuyển nhà Kiến Vàng giàu kinh nghiệm dành cho bạn.
Bạn có thể sử dụng màng co hoặc túi ni long để bọc bên ngoài tài liệu, thắt chặt miệng túi hoặc cuộn chúng thật chặt lại rồi mới đặt tài liệu, hồ sơ vào trong thùng. Các màng co, túi nilon bọc bên ngoài sẽ giúp bảo vệ các tài liệu, sổ sách… không bị dính nước nếu chẳng may có mưa hay bị dính nước…
3. Ghi chú, đánh dấu các thùng đựng tài liệu riêng biệt
Sau khi đã cho đủ các tài liệu vào thùng chứa, bạn cần tiến hành chú thích trên mỗi thùng tên tài liệu có bên trong, để khi đến văn phòng mới sắp xếp lại bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn, vất vả cũng như mất thời gian tìm kiếm tài liệu cần sử dụng.
Để đề phòng sai sót có thể xảy ra trong quá trình đóng gói sổ sách, giấy tờ, tài liệu, bạn nên lập danh sách số lượng thùng và tên của các tài liệu để sau khi chuyển đến văn phòng mới, bạn có thể kiểm soát lại các giấy tờ một cách tiện lợi hơn. Trong trường hợp xảy ra thiếu sót, bạn có thể yêu cầu nhân viên chuyển văn phòng kiểm tra lại một cách nhanh chóng, toàn diện.
